Um dem Zwang zur Archivierung der E-Mails nachzukommen, gibt es neben teuren Profi-Lösungen auch Lösungen, die für Privatanwender und kleine Firmen passen. Hauptziel ist die Mails vom Webserver herunterzubekommen und lokal sicher abzulegen.
Das reine Sortieren der Mails im Posteingang ist nicht zu empfehlen. Die Mails sind so weder sicher abgelegt, noch haben Sie ein Backup – falls es doch einmal Probleme mit dem Webserver gibt. Schon gar nicht DSGVO konform, da weder Revisionssicher noch Zugriffsgeschützt.
MailStore Home
Ein spezielles Tool zur E-Mail-Archivierung, das kostenlos für private Nutzer ist. Es unterstützt viele E-Mail-Programme und -Dienste (wie Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.) und speichert E-Mails sicher auf deinem PC.
Vanderplanki
Ihr persönliches Archiv für alle Postfächer. Verschlüsselt und schnell durchsuchbar.
https://www.vanderplanki.com/de/
Microsoft Outlook (mit lokalen PST-Dateien)
Falls du Outlook hast, kannst du E-Mails in PST-Dateien archivieren. Die Basisversion ist oft im Office-Paket enthalten, aber die Archivierungsfunktion ist in der Regel kostenfrei nutzbar.
Thunderbird
Die kostenlose Outlook-Alternative von Mozilla ist weit bekannt und beliebt. Und auch damit kann man schnell und einfach ein Archiv der Geschäfts-Mails erstellen.
https://www.thunderbird.net/de/